Anti Bribery and Anti-Corruption Policy

1. Policy Statement

CP Global Fintech Solutions Sdn. Bhd. (CPFS) adopts a zero-tolerance approach towards all forms of bribery and corruption. The Company is committed to conducting its business with integrity, transparency, accountability and in compliance with applicable laws and regulatory requirements. The offer, promise, giving, requesting, accepting or authorisation of any bribe, improper gratification or other form of corrupt benefit, whether directly or indirectly, is strictly prohibited.

This Policy applies to the Company’s Directors, employees, licensed representatives and relevant persons acting for or on behalf of the Company. The Policy is overseen by the Board of Directors, with the Compliance Function responsible for supporting its implementation and monitoring.

The Company is committed to complying with the Malaysian Anti-Corruption Commission Act 2009 (“MACC Act”), including Section 17A, and applicable requirements and guidelines issued by the Securities Commission Malaysia (“SC”).

Where there is any conflict between this Policy and any applicable law or regulatory requirement, the applicable law or regulatory requirement shall prevail.

2. Objective and Scope

The objective of this Policy is to establish the Company’s principles and expectations in preventing, detecting and addressing bribery and corruption.

The Policy applies to:

  • Board of Directors
  • Chief Executive Officer and senior management
  • All employees
  • Licensed representatives
  • Temporary, contract and part-time personnel; and relevant third parties and business associates acting for or on behalf of the Company.

The Company expects all persons covered by this Policy to conduct business in a manner that is:

  • Transparent, ethical and conducted with integrity
  • Properly authorised at the appropriate level
  • Supported by an appropriate business rationale and documentation
  • Consistent with professional business practices
  • Free from any intention to improperly influence a person or decision.

The Company adopts the following principles based on the Guidelines on Adequate Procedures issued pursuant to Section 17A(5) of the MACC Act:

  • Top Level Commitment
  • Risk Assessment
  • Undertake Control Measures
  • Systematic Review, Monitoring and Enforcement
  • Training and Communication.

3. Key Terms

3.1 Bribery; Bribery refers to offering, promising, giving, requesting or accepting an improper benefit or gratification with the intention of influencing a person’s actions, decisions or duties. Bribery may occur in monetary or non-monetary forms and may involve public officials, private-sector persons, clients, vendors, business associates or other parties.

3.2 Corruption; Corruption refers to the misuse of entrusted power or position for personal or improper benefit, including acts involving bribery, abuse of position, conflicts of interest or other improper conduct.

3.3 Gratification; “Gratification” has the meaning given under the MACC Act and includes, among other things, money, gifts, loans, fees, rewards, property, employment, services, discounts, commissions, rebates, benefits, favours and other advantages.

3.4 Facilitation Payment; A facilitation payment refers to an unofficial payment or benefit made to expedite or secure the performance of a routine function which a person is otherwise required to perform.

3.5 Business Associate; A Business Associate means an external party that performs services for or on behalf of the Company, including agents, consultants, contractors, vendors, representatives and other relevant third parties.

4. Roles and Responsibilities 

4.1 Board of Directors: The Board of Directors is responsible for providing overall oversight and governance of the Company’s anti-bribery and anti-corruption framework, and for promoting a culture of integrity, ethical conduct and compliance within the Company.

4.2 Chief Executive Officer and Senior Management: The Chief Executive Officer and Senior Management are responsible for implementing and promoting compliance with this Policy and ensuring that appropriate measures are in place to manage bribery and corruption risks.

4.3 Compliance Function: The Compliance Function is responsible for supporting the implementation, monitoring and review of this Policy, providing guidance on bribery and corruption matters, and escalating material concerns where appropriate.

4.4 Employees, Directors and Relevant Persons: All persons covered by this Policy are responsible for complying with this Policy and conducting themselves with honesty, integrity and professionalism. They are also expected to promptly disclose or report any actual, suspected or potential bribery or corruption concerns.

5. Reporting of Violations

Any person who becomes aware of, suspects or has reasonable grounds to believe that an activity may violate this Policy must promptly report the matter through the Company’s established reporting or whistleblowing channel; [email protected]

Reports should contain sufficient information to support appropriate assessment and investigation.

The Company shall handle reports appropriately and maintain confidentiality to the extent reasonably practicable and permitted by law.

The Company does not tolerate retaliation against any person who raises a genuine concern or makes a report in good faith.

False, malicious or deliberately misleading reports may be subject to appropriate action.

6. Facilitation Payment and Bribery

The Company strictly prohibits facilitation payments. Employees and relevant persons must not make, request, offer, authorise or accept payments intended to improperly influence or expedite a business, administrative, regulatory or governmental process.

Where a person receives a request for a suspected facilitation payment, they should:

  • Avoid agreeing to the payment
  • Document the circumstances and request
  • Retain relevant correspondence or supporting documents
  • Request appropriate documentation or a legitimate invoice where applicable
  • Promptly seek guidance from Compliance or management.

Where refusal of a payment presents an immediate threat to personal safety, the individual’s safety should take priority. The matter must be reported to Compliance or management as soon as reasonably practicable.

7. Political Contributions

The Company does not make or offer monetary or in-kind contributions to political parties, political party officials or political candidates for the purpose of obtaining business or an improper advantage.

Employees and Directors may participate in political activities in their personal capacity, provided that:

  • Such activities are not represented as being undertaken on behalf of the Company
  • Company resources are not improperly used
  • Such activities do not create a conflict with their duties to the Company.

8. Charitable Contributions, Sponsorship, Gifts and Hospitality

Charitable contributions, sponsorships, gifts and hospitality must be legitimate, reasonable, transparent and consistent with applicable laws and Company policies.

They must not:

  • Be intended to influence a business or regulatory decision
  • Be offered or accepted in exchange for a favour or improper advantage
  • Be excessive or disproportionate to the circumstances
  • Create an actual or perceived conflict of interest
  • Involve cash or cash equivalents were prohibited
  • Be provided during a tender, procurement or appointment process for the purpose of influencing a decision; or breach the rules or policies applicable to the recipient.

All relevant gifts, hospitality, sponsorships and contributions must be appropriately approved and recorded in accordance with the Company’s applicable procedures.

Particular care shall be exercised when dealing with regulators, government agencies and public officials.

9. Conflict of Interest 

CPFS recognises that conflicts of interest may arise during its business and may affect the interests of its clients, managed portfolios, investors or other stakeholders.

Conflicts of interest may arise, among others, where:

  • The interests of CPFS, its employees or associated companies’ conflict with those of a client
  • There is a conflict between the interests of two or more clients
  • CPFS has an interest in the outcome of a transaction or service that differs from the interests of a client
  • There is an incentive to favour one client, portfolio or fund over another; or CPFS or its employees receive any financial or non-financial benefit from a third party in connection with services provided to a client.

CPFS is committed to identifying, disclosing and appropriately managing conflicts of interest in accordance with applicable laws, regulatory requirements and its internal policies and procedures.

Employees and relevant persons are expected to promptly disclose any actual, potential or perceived conflict of interest in accordance with CPFS’s applicable internal requirements.

10. Recruitment 

The Company shall apply fair and objective recruitment practices based on appropriate qualifications, experience, competence and suitability.

Employment or engagement decisions must not be influenced by bribery, improper payments, personal relationships or the expectation of obtaining an improper business advantage.

Appropriate screening and background checks shall be conducted in accordance with the Company’s recruitment procedures and applicable requirements.

All new employees shall be informed of their obligation to comply with this Policy.

11. Business Associates 

The Company recognises that bribery and corruption risks may arise through its Business Associates.

Where appropriate, based on the nature and risk of the relationship, the Company shall conduct reasonable due diligence and screening before appointing or engaging Business Associates.

Such due diligence may include consideration of:

  • The Business Associate’s capabilities, expertise and resources
  • Financial soundness
  • Availability of alternative service providers, where relevant
  • Regulatory and legal considerations, including applicable anti-bribery and anti-corruption requirements
  • Potential conflicts of interest
  • Any known adverse information relating to bribery, corruption or other improper practices.

The extent of due diligence shall be proportionate to the nature and risk of the engagement. For material or higher-risk outsourcing arrangements, additional due diligence may be conducted where considered appropriate. Business Associates may be required to comply with applicable contractual anti-bribery and anti-corruption requirements.

The Company shall consider appropriate action where due diligence or subsequent information identifies significant bribery or corruption concerns, including reviewing, suspending or terminating the relevant relationship, subject to applicable contractual and legal requirements.

12. Record Keeping 

It is important that proper and complete records be maintained of all payments made to third parties in the usual course of business as these would serve as evidence that such payments were bona fide and not linked to corrupt and/or unethical conduct. All accounts, invoices, documents and records relating to dealings with third parties, such as clients, suppliers and business contacts, should be prepared and maintained with accuracy and completeness.

Employees must declare all hospitality or gifts accepted or offered and submit details to Compliance who is assigned by the respective Division/Department for recording into a register which will be subject to internal audit review. Employees must also ensure that all expense claims relating to hospitality, gifts or expenses incurred to third parties are approved by the Head of Division/Department and must be specifically recorded as the reason for such expenditure.

13. Awareness and Training 

The Company shall provide appropriate anti-bribery and anti-corruption awareness and training to relevant employees, Directors and other persons where appropriate;

  • Training shall cover, where relevant
  • The Company’s zero-tolerance approach
  • Bribery and corruption risks
  • Gifts and hospitality
  • Facilitation payments
  • Conflicts of interest
  • Third-party risks
  • Reporting obligations
  • Relevant legal and regulatory requirements

The Compliance Function shall maintain appropriate records of training and awareness activities. Training shall be conducted periodically and at least annually were determined appropriate by the Company based on its risk assessment.

14. Risk Assessment, Monitoring and Review

The Company shall conduct periodic assessments of its bribery and corruption risks, taking into consideration factors including:

  • Nature and complexity of the Company’s business
  • Interactions with clients, vendors and Business Associates
  • Dealings with regulators and public officials
  • Procurement and outsourcing arrangements;
  • Gifts, hospitality, donations and sponsorships
  • Geographical exposure
  • Changes in applicable laws, regulations or business activities.

The Policy shall be reviewed at least annually or earlier where there are material changes to applicable laws, regulations, regulatory requirements, business activities or identified risks.

15. Breaches and Disciplinary Action 

Any breach of this Policy may result in appropriate disciplinary or remedial action. Depending on the nature and severity of the breach, the Company may:

  • Take disciplinary action
  • Terminate employment or engagement
  • Suspend or terminate a Business Associate relationship
  • Recover losses where appropriate
  • Make regulatory notifications where required 
  • Refer the matter to the relevant authorities.

Nothing in this Policy prevents the Company from taking action under applicable laws, regulations, employment terms or other Company policies.

Polisi Antirasuah dan Antikorupsi

1. Pernyataan Polisi

CP Global Fintech Solutions Sdn. Bhd. (“CPFS” atau “Syarikat”) mengamalkan pendekatan toleransi sifar terhadap semua bentuk rasuah dan korupsi. Syarikat komited untuk menjalankan perniagaan dengan penuh integriti, ketelusan, akauntabiliti serta mematuhi undang-undang dan keperluan kawal selia yang berkenaan.

Penawaran, janji, pemberian, permintaan, penerimaan atau pemberian kuasa untuk memberikan apa-apa bentuk rasuah, gratifikasi tidak wajar atau manfaat lain yang bersifat korup, sama ada secara langsung atau tidak langsung, adalah dilarang sama sekali.

Polisi ini terpakai kepada Pengarah Syarikat, pekerja, wakil berlesen serta pihak berkaitan yang bertindak untuk atau bagi pihak Syarikat. Polisi ini diawasi oleh Lembaga Pengarah, manakala Fungsi Pematuhan bertanggungjawab untuk menyokong pelaksanaan dan pemantauan Polisi ini.

Syarikat komited untuk mematuhi Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009 (“Akta SPRM”), termasuk Seksyen 17A, serta keperluan dan garis panduan yang berkenaan yang dikeluarkan oleh Suruhanjaya Sekuriti Malaysia (“SC”).

Sekiranya terdapat sebarang percanggahan antara Polisi ini dengan mana-mana undang-undang atau keperluan kawal selia yang berkenaan, undang-undang atau keperluan kawal selia tersebut hendaklah diguna pakai.

2. Objektif dan Skop

Objektif Polisi ini adalah untuk menetapkan prinsip dan jangkaan Syarikat dalam mencegah, mengesan dan menangani rasuah dan korupsi.

Polisi ini terpakai kepada:

  • Lembaga Pengarah;
  • Ketua Pegawai Eksekutif dan Pengurusan Kanan;
  • Semua pekerja;
  • Wakil berlesen;
  • Kakitangan sementara, kontrak dan sambilan; dan
  • Pihak ketiga serta rakan niaga yang berkaitan yang bertindak untuk atau bagi pihak Syarikat.

Syarikat mengharapkan semua pihak yang tertakluk kepada Polisi ini menjalankan perniagaan dengan cara yang:

  • Telus, beretika dan berintegriti;
  • Mendapat kebenaran yang sewajarnya pada peringkat yang bersesuaian;
  • Disokong oleh justifikasi perniagaan dan dokumentasi yang sewajarnya;
  • Selaras dengan amalan perniagaan profesional; dan
  • Bebas daripada sebarang niat untuk mempengaruhi seseorang atau sesuatu keputusan secara tidak wajar.

Syarikat mengamalkan prinsip-prinsip berikut berdasarkan Garis Panduan Tatacara Mencukupi (Guidelines on Adequate Procedures) yang dikeluarkan menurut Seksyen 17A(5) Akta SPRM:

  • Komitmen Peringkat Tertinggi;
  • Penilaian Risiko;
  • Melaksanakan Langkah-Langkah Kawalan;
  • Semakan, Pemantauan dan Penguatkuasaan Secara Sistematik; dan
  • Latihan dan Komunikasi.

3. Istilah Utama

3.1 Rasuah; Rasuah merujuk kepada perbuatan menawarkan, menjanjikan, memberikan, meminta atau menerima manfaat atau gratifikasi yang tidak wajar dengan niat untuk mempengaruhi tindakan, keputusan atau tugas seseorang. Rasuah boleh berlaku dalam bentuk kewangan atau bukan kewangan dan boleh melibatkan pegawai awam, pihak sektor swasta, pelanggan, vendor, rakan niaga atau pihak lain.

3.2 Korupsi; Korupsi merujuk kepada penyalahgunaan kuasa atau kedudukan yang telah diamanahkan untuk mendapatkan manfaat peribadi atau manfaat yang tidak wajar, termasuk perbuatan yang melibatkan rasuah, penyalahgunaan kedudukan, konflik kepentingan atau salah laku lain.

3.3 Gratifikasi; “Gratifikasi” mempunyai maksud sebagaimana yang diperuntukkan di bawah Akta SPRM dan termasuk, antara lain, wang, hadiah, pinjaman, fi, ganjaran, harta, pekerjaan, perkhidmatan, diskaun, komisen, rebat, manfaat, layanan istimewa dan kelebihan lain.

3.4 Bayaran Pemudah Cara; Bayaran pemudah cara merujuk kepada bayaran atau manfaat tidak rasmi yang dibuat untuk mempercepatkan atau mendapatkan pelaksanaan sesuatu urusan rutin yang seseorang itu sepatutnya menjalankan.

3.5 Rakan Niaga; Rakan Niaga merujuk kepada pihak luar yang menjalankan perkhidmatan untuk atau bagi pihak Syarikat, termasuk ejen, perunding, kontraktor, vendor, wakil dan pihak ketiga berkaitan yang lain.

4. Peranan dan Tanggungjawab

4.1 Lembaga Pengarah: Lembaga Pengarah bertanggungjawab untuk memberikan pengawasan dan tadbir urus keseluruhan terhadap rangka kerja anti-rasuah dan pencegahan salah guna kuasa Syarikat, serta menggalakkan budaya integriti, etika dan pematuhan dalam Syarikat.

4.2 Ketua Pegawai Eksekutif dan Pengurusan Kanan: Ketua Pegawai Eksekutif dan Pengurusan Kanan bertanggungjawab untuk melaksanakan dan menggalakkan pematuhan terhadap Polisi ini serta memastikan langkah-langkah yang sewajarnya disediakan bagi menguruskan risiko rasuah dan salah guna kuasa.

4.3 Fungsi Pematuhan: Fungsi Pematuhan bertanggungjawab untuk menyokong pelaksanaan, pemantauan dan semakan Polisi ini, memberikan panduan berhubung perkara berkaitan rasuah dan salah guna kuasa, serta melaporkan perkara-perkara penting kepada pihak yang berkaitan, jika perlu.

4.4 Pekerja, Pengarah dan Pihak Berkaitan: Semua pihak yang tertakluk kepada Polisi ini bertanggungjawab untuk mematuhi Polisi ini serta menjalankan tugas dengan jujur, berintegriti dan profesional. Mereka juga hendaklah segera mendedahkan atau melaporkan sebarang kebimbangan berkaitan rasuah atau salah guna kuasa yang sebenar, disyaki atau berpotensi berlaku.

5. Pelaporan Pelanggaran

Mana-mana pihak yang mengetahui, mengesyaki atau mempunyai alasan yang munasabah untuk mempercayai bahawa sesuatu aktiviti mungkin melanggar Polisi ini hendaklah segera melaporkan perkara tersebut melalui saluran pelaporan atau pemberi maklumat (whistleblowing) yang ditetapkan oleh Syarikat: [email protected]

Laporan hendaklah mengandungi maklumat yang mencukupi bagi menyokong penilaian dan penyiasatan yang sewajarnya.

Syarikat hendaklah mengendalikan laporan dengan sewajarnya dan mengekalkan kerahsiaan setakat yang munasabah dan dibenarkan oleh undang-undang.

Syarikat tidak akan bertolak ansur terhadap sebarang tindakan balas terhadap mana-mana pihak yang membangkitkan kebimbangan yang tulen atau membuat laporan dengan suci hati.

Laporan palsu, berniat jahat atau sengaja mengelirukan boleh dikenakan tindakan yang sewajarnya.

6. Bayaran Pemudah Cara dan Rasuah

Syarikat melarang sama sekali sebarang bentuk bayaran pemudah cara. Pekerja dan pihak berkaitan tidak boleh membuat, meminta, menawarkan, memberi kuasa atau menerima bayaran yang bertujuan untuk mempengaruhi atau mempercepatkan sesuatu proses perniagaan, pentadbiran, kawal selia atau kerajaan secara tidak wajar.

Sekiranya seseorang menerima permintaan untuk membuat bayaran yang disyaki sebagai bayaran pemudah cara, mereka hendaklah:

  • Mengelakkan daripada bersetuju untuk membuat bayaran tersebut;
  • Mendokumentasikan keadaan dan permintaan yang diterima;
  • Menyimpan surat-menyurat atau dokumen sokongan yang berkaitan;
  • Meminta dokumentasi yang sewajarnya atau invois yang sah, jika berkenaan; dan
  • Segera mendapatkan panduan daripada Fungsi Pematuhan atau pihak pengurusan.

Sekiranya penolakan terhadap bayaran tersebut menimbulkan ancaman serta-merta terhadap keselamatan diri, keselamatan individu hendaklah diutamakan. Perkara tersebut hendaklah dilaporkan kepada Fungsi Pematuhan atau pihak pengurusan sebaik sahaja munasabah untuk berbuat demikian.

7. Sumbangan Politik

Syarikat tidak membuat atau menawarkan sumbangan dalam bentuk kewangan atau bukan kewangan kepada parti politik, pegawai parti politik atau calon politik bagi tujuan mendapatkan perniagaan atau kelebihan yang tidak wajar.

  • Pekerja dan Pengarah boleh mengambil bahagian dalam aktiviti politik atas kapasiti peribadi, dengan syarat bahawa:
  • Aktiviti tersebut tidak dinyatakan sebagai dilakukan bagi pihak Syarikat;
  • Sumber Syarikat tidak digunakan secara tidak wajar; dan
  • Aktiviti tersebut tidak mewujudkan konflik dengan tanggungjawab mereka terhadap Syarikat.

8. Sumbangan Kebajikan, Penajaan, Hadiah dan Hospitaliti

Sumbangan kebajikan, penajaan, hadiah dan hospitaliti hendaklah dibuat atau diterima secara sah, munasabah, telus dan selaras dengan undang-undang yang berkenaan serta polisi Syarikat.

Perkara tersebut tidak boleh:

  • Bertujuan untuk mempengaruhi sesuatu keputusan perniagaan atau kawal selia;
  • Ditawarkan atau diterima sebagai pertukaran bagi sesuatu layanan atau kelebihan yang tidak wajar;
  • Berlebihan atau tidak sepadan dengan keadaan;
  • Mewujudkan konflik kepentingan sebenar atau yang dilihat sebagai konflik kepentingan;
  • Melibatkan wang tunai atau pengganti wang tunai apabila dilarang;
  • Diberikan semasa proses tender, perolehan atau pelantikan dengan tujuan mempengaruhi sesuatu keputusan; atau
  • Melanggar peraturan atau polisi yang terpakai kepada penerima.

Semua hadiah, hospitaliti, penajaan dan sumbangan yang berkaitan hendaklah mendapat kelulusan dan direkodkan dengan sewajarnya mengikut prosedur Syarikat yang berkenaan.

Perhatian khusus hendaklah diberikan apabila berurusan dengan pihak pengawal selia, agensi kerajaan dan pegawai awam.

9. Konflik Kepentingan

CPFS mengiktiraf bahawa konflik kepentingan boleh timbul dalam perjalanan perniagaannya dan boleh menjejaskan kepentingan pelanggan, portfolio yang diuruskan, pelabur atau pihak berkepentingan lain.

Konflik kepentingan boleh timbul, antara lain, apabila:

  • Kepentingan CPFS, pekerja atau syarikat berkaitannya bercanggah dengan kepentingan pelanggan;
  • Terdapat konflik antara kepentingan dua atau lebih pelanggan;
  • CPFS mempunyai kepentingan terhadap hasil sesuatu transaksi atau perkhidmatan yang berbeza daripada kepentingan pelanggan;
  • Terdapat insentif untuk memihak kepada pelanggan, portfolio atau dana tertentu berbanding yang lain; atau
  • CPFS atau pekerjanya menerima apa-apa manfaat kewangan atau bukan kewangan daripada pihak ketiga berkaitan dengan perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan.

CPFS komited untuk mengenal pasti, mendedahkan dan mengurus konflik kepentingan dengan sewajarnya selaras dengan undang-undang, keperluan kawal selia dan polisi dalaman yang berkenaan.

Pekerja dan pihak berkaitan hendaklah segera mendedahkan sebarang konflik kepentingan sebenar, berpotensi atau yang dilihat sebagai konflik kepentingan mengikut keperluan dalaman CPFS yang berkenaan.

10. Pengambilan Pekerja

Syarikat hendaklah mengamalkan proses pengambilan pekerja yang adil dan objektif berdasarkan kelayakan, pengalaman, kecekapan dan kesesuaian yang sewajarnya.

Keputusan berkaitan pekerjaan atau pelantikan tidak boleh dipengaruhi oleh rasuah, bayaran tidak wajar, hubungan peribadi atau jangkaan untuk mendapatkan kelebihan perniagaan yang tidak wajar.

Saringan dan pemeriksaan latar belakang yang sewajarnya hendaklah dijalankan mengikut prosedur pengambilan pekerja Syarikat dan keperluan yang berkenaan.

Semua pekerja baharu hendaklah dimaklumkan mengenai kewajipan mereka untuk mematuhi Polisi ini.

11. Rakan Niaga

Syarikat mengiktiraf bahawa risiko rasuah dan korupsi boleh timbul melalui Rakan Niaga.

Apabila bersesuaian, berdasarkan sifat dan risiko hubungan tersebut, Syarikat hendaklah menjalankan usaha wajar dan saringan yang munasabah sebelum melantik atau melibatkan Rakan Niaga.

Usaha wajar tersebut boleh merangkumi pertimbangan terhadap:

  • Keupayaan, kepakaran dan sumber Rakan Niaga;
  • Keadaan kewangan;
  • Ketersediaan penyedia perkhidmatan alternatif, jika berkaitan;
  • Pertimbangan kawal selia dan undang-undang, termasuk keperluan antirasuah dan antikorupsi yang berkenaan;
  • Konflik kepentingan yang berpotensi; dan
  • Sebarang maklumat buruk yang diketahui berkaitan rasuah, korupsi atau amalan tidak wajar yang lain.

Tahap usaha wajar hendaklah sepadan dengan sifat dan risiko pelantikan tersebut. Bagi pengaturan penyumberan luar yang material atau berisiko tinggi, usaha wajar tambahan boleh dijalankan apabila dianggap bersesuaian.

Rakan Niaga boleh dikehendaki mematuhi keperluan antirasuah dan antikorupsi yang berkenaan sebagaimana ditetapkan secara kontrak.

Syarikat hendaklah mempertimbangkan tindakan yang sewajarnya apabila usaha wajar atau maklumat berikutnya mengenal pasti kebimbangan rasuah atau korupsi yang ketara, termasuk menyemak, menggantung atau menamatkan hubungan berkenaan, tertakluk kepada keperluan kontrak dan undang-undang yang berkenaan.

12. Penyimpanan Rekod

Rekod yang sewajarnya dan lengkap hendaklah diselenggara bagi semua bayaran yang dibuat kepada pihak ketiga dalam perjalanan urusan perniagaan biasa kerana rekod tersebut boleh menjadi bukti bahawa bayaran berkenaan adalah sah dan tidak berkaitan dengan perlakuan rasuah dan/atau tidak beretika.

Semua akaun, invois, dokumen dan rekod yang berkaitan dengan urusan dengan pihak ketiga, seperti pelanggan, pembekal dan hubungan perniagaan, hendaklah disediakan dan diselenggara dengan tepat dan lengkap.

Pekerja hendaklah mengisytiharkan semua hospitaliti atau hadiah yang diterima atau ditawarkan dan mengemukakan butiran kepada Fungsi Pematuhan yang ditetapkan oleh Bahagian/Jabatan masing-masing untuk direkodkan dalam daftar yang berkaitan. Daftar tersebut tertakluk kepada semakan audit dalaman.

Pekerja juga hendaklah memastikan semua tuntutan perbelanjaan berkaitan hospitaliti, hadiah atau perbelanjaan yang ditanggung untuk pihak ketiga mendapat kelulusan Ketua Bahagian/Jabatan dan direkodkan secara khusus dengan menyatakan tujuan perbelanjaan tersebut.

13. Kesedaran dan Latihan

Syarikat hendaklah menyediakan kesedaran dan latihan antirasuah dan antikorupsi yang bersesuaian kepada pekerja, Pengarah dan pihak lain yang berkaitan, apabila bersesuaian.

Latihan hendaklah merangkumi, jika berkaitan:

  • Pendekatan toleransi sifar Syarikat;
  • Risiko rasuah dan korupsi;
  • Hadiah dan hospitaliti;
  • Bayaran pemudah cara;
  • Konflik kepentingan;
  • Risiko pihak ketiga;
  • Kewajipan pelaporan; dan
  • Keperluan undang-undang dan kawal selia yang berkaitan.

Fungsi Pematuhan hendaklah menyelenggara rekod yang sewajarnya mengenai aktiviti latihan dan kesedaran.

Latihan hendaklah dijalankan secara berkala dan sekurang-kurangnya sekali setahun apabila ditentukan bersesuaian oleh Syarikat berdasarkan penilaian risikonya.

14. Penilaian Risiko, Pemantauan dan Semakan

Syarikat hendaklah menjalankan penilaian berkala terhadap risiko rasuah dan korupsi, dengan mengambil kira faktor-faktor termasuk:

  • Sifat dan kompleksiti perniagaan Syarikat;
  • Urusan dengan pelanggan, vendor dan Rakan Niaga;
  • Urusan dengan pihak pengawal selia dan pegawai awam;
  • Pengaturan perolehan dan penyumberan luar;
  • Hadiah, hospitaliti, sumbangan dan penajaan;
  • Pendedahan geografi; dan
  • Perubahan dalam undang-undang, peraturan atau aktiviti perniagaan yang berkenaan.

Polisi ini hendaklah disemak sekurang-kurangnya sekali setahun atau lebih awal sekiranya terdapat perubahan material terhadap undang-undang, peraturan, keperluan kawal selia, aktiviti perniagaan atau risiko yang dikenal pasti.

15. Pelanggaran dan Tindakan Tatatertib

Sebarang pelanggaran terhadap Polisi ini boleh mengakibatkan tindakan tatatertib atau pemulihan yang sewajarnya. Bergantung kepada sifat dan tahap keseriusan pelanggaran, Syarikat boleh:

  • Mengambil tindakan tatatertib;
  • Menamatkan pekerjaan atau pelantikan;
  • Menggantung atau menamatkan hubungan dengan Rakan Niaga;
  • Mendapatkan semula kerugian apabila bersesuaian;
  • Membuat pemberitahuan kepada pihak pengawal selia apabila diperlukan; dan
  • Merujuk perkara tersebut kepada pihak berkuasa yang berkaitan.

Tiada apa-apa dalam Polisi ini yang menghalang Syarikat daripada mengambil tindakan di bawah undang-undang, peraturan, terma pekerjaan atau polisi Syarikat lain yang berkenaan.